Van Datacenter Leverancier naar Managed Service Partner

ACES IT heeft via een aanbestedingsprocedure een nieuwe ICT-infrastructuur geleverd aan de gemeenten Gemert-Bakel en Laarbeek. Dit is verder uitgegroeid naar een mooi partnership: ondersteuning van het dagelijkse beheer en het bewaken en up-to-date houden van de ICT-infrastructuur. Deze Managed Services zijn vastgelegd in een Service Level Agreement (SLA). Het gaat om een contract van vijf jaar.

De gemeenten Gemert-Bakel en Laarbeek zijn twee zelfstandige gemeenten die al bijna tien jaar samenwerken op het gebied van ICT. Wendy Borst is de Manager Klantcontacten en Informatievoorziening bij de Gemeente Gemert-Bakel. Haar team fungeert als eerste aanspreekpunt voor inwoners en bedrijven. Het team ontvangt mensen zowel aan de receptie van het gemeentehuis als via de telefoon en aan de balie waar ze burgerzakenproducten zoals paspoorten, ID-bewijzen en rijbewijzen verstrekken.

Informatievoorziening

In het verlengde daarvan houdt het team zich bezig met de informatievoorziening. Wendy Borst vertelt over haar ervaringen met ACES IT: “We zijn een dienstverlenende organisatie waar informatie en gegevens een centrale rol spelen. Die hebben we nodig om bijvoorbeeld een uitkering aan iemand toe te kennen, leefgeld te verstrekken aan Oekraïners die hier opgevangen worden, een bouwvergunning af te geven, et cetera. Onderdeel van de informatievoorziening is het intergemeentelijke team ICT voor de gemeenten Gemert-Bakel en Laarbeek. Circa acht mensen van dit team houden zich bezig met het ICT-vraagstuk. Ook het beheer van informatie op basis van de archiefwet valt onder informatiebeheer.”

Keuze voor ACES IT

“Onze bestaande ICT-omgeving was vijf jaar oud. Om de continuïteit te kunnen waarborgen, moest deze vervangen worden. Daarbij wilden we gebruikmaken van de nieuwe technologie en de nieuwe mogelijkheden die op dat moment beschikbaar waren. We hebben er een bureau bij betrokken om te kijken welke hedendaagse technologieën voor ons relevant waren. Samen hebben we de wensen en eisen geformuleerd voor de aanbesteding. Partijen die zich wilden inschrijven, hebben we ook de mogelijkheid gegeven hun visie over deze invulling weer te geven. ACES IT heeft in 2019 deze aanbesteding gewonnen. De keuze viel op deze partij, omdat ze een van de weinige waren die binnen het budget konden leveren en ook nog eens aan alle andere eisen konden voldoen. Het beeld dat ACES IT schetste om het te realiseren, was uiterst positief en overtuigend.”

Datacenter Managed Service Partner

ACES IT heeft vervolgens een nieuw ICT-datacenter geïmplementeerd. “In de kern komt dat erop neer dat ze onze Citrix-omgeving hebben vervangen en ons Storage Area Network (SAN) waar we data opslaan. Dit betreft een Dell Technologies Powerstore.  De overige geleverde hardware-oplossingen zijn van ook Dell Technologies. ACES IT heeft ook de productie- en Citrix-werkplekomgeving gevirtualiseerd en geüpgraded naar een nieuwe versie, waardoor onze hardware veel efficiënter kon worden gebruikt en de continuïteit beter kon worden gewaarborgd. De Citrix-omgeving fungeert als de centrale toegang tot onze applicaties. ACES IT heeft later ook de back-up- en recovery-omgeving vernieuwd. In het contract zaten een aantal onderdelen waar wij als gemeente minder actuele kennis van hebben om deze na oplevering te beheren. In het SLA-contract is dat daarom uitbesteed aan ACES IT. Hierin is afgesproken dat zij vijf jaar lang onze Datacenter Managed Service Partner zijn.”

Wat behelst het SLA contract?

• ACES IT monitort 24×7 de datacenter-infrastructuur.
• Bij storingen of calamiteiten wordt er direct actie ondernomen.
• De datacenter-omgeving inclusief VMware en Citrix wordt op vaste momenten voorzien van de laatste patches en updates.
• De gemeente ontvangt periodiek rapportages over de voortgang en beschikbaarheid van de omgeving.
• ACES IT voorziet gemeenten Gemert-Bakel en Laarbeek van doorlopend advies.

Samenwerking met ACES IT

Wendy Borst is zeer tevreden over de samenwerking met ACES IT. Vooral bij grotere projecten gaat het volgens haar meer om partnerschap dan om de relatie tussen leverancier en klant. Regelmatig verlopen dingen anders dan gepland, maar de mensen van ACES IT houden altijd open gesprekken en staan ​​open voor feedback. Zij denken constructief en pragmatisch met ons mee en werken hard om tot oplossingen te komen. De samenwerking tussen interne beheerders en ACES IT verloopt soepel en flexibel. ACES IT is bereid om bij te springen en mee te denken wanneer wij problemen ondervinden die wij zelf niet kunnen oplossen. In onze SLA hebben wij afspraken gemaakt over calamiteiten, inclusief ’s avonds en in het weekend. We hebben vier beheerders en servicedesk-medewerkers die rouleren om voor ons te werken, en de omvang van ACES IT past perfect bij onze middelgrote gemeente.

Resultaat

Dankzij de nieuwe ICT-infrastructuur en het datacenter kunnen Gemert-Bakel en Laarbeek de continuïteit van hun ICT waarborgen. Het hele traject is succesvol verlopen en binnen de gestelde tijd en budget afgerond. Het virtualiseren van de grafische werkplekken was een uitdagend onderdeel van het traject, maar met de juiste aandacht en expertise is het goed opgelost. Gebruikers hebben nauwelijks hinder ondervonden van de overstap naar de nieuwe ICT-infrastructuur, die uitstekend bevalt. De samenwerking tussen onze gemeentelijke beheerders en ACES IT is professioneel en plezierig.

Gemeente Gemert-Bakel

Gemert-Bakel is een gemeente in de provincie Noord-Brabant aan de Peelrand en in de Peelkern. De gemeente heeft 31.078 inwoners en een oppervlakte van 123,62 km². In 1997 ontstond de gemeente door samenvoeging van de voormalige gemeenten Gemert en Bakel en Milheeze.

https://www.gemert-bakel.nl/

Gemeente Laarbeek

Laarbeek ligt in de Meierij van ‘s-Hertogenbosch en de Peelrand. De gemeente is ontstaan in 1997 door de fusie van de voormalige gemeenten Aarle-Rixtel, Beek en Donk en Lieshout.

https://www.laarbeek.nl/