BACK-UP IS INBEGREPEN IN OFFICE 365… OF NIET??
U bent zelf verantwoordelijk voor uw data!
Onze ervaring is dat in veel gevallen de email backup van Office 365 wordt vergeten. Microsoft neemt het beheer grotendeels op zich, maar het is nog steeds uw eigen verantwoordelijkheid om uw e-mailgegevens veilig te stellen. En uiteraard wilt u wel de volledige toegang hebben tot, en controle houden over uw e-mailgegevens in Office 365.
De meeste gebruikers zijn erg tevreden over Exchange Online. En dat mag ook want Microsoft heeft met Office 365 prima clouddiensten in de markt gezet. Maar bent u ook op de hoogte op welke manieren u uw mail kunt herstellen wanneer er een calamiteit plaatsvindt? En dan praten we over alle soorten calamiteiten zoals bewust of onbewust verwijderen van mail, malware aanvallen of b.v. het wegvallen van de verbinding naar de Microsoft Office 365 omgeving.
Microsoft maakt geen back-ups zoals u gewend bent!
Microsoft neemt u heel wat zorgen uit handen en is klanten fantastisch van dienst. Maar de belangrijkste focus van Microsoft ligt bij het beheer van uw Office 365-infrastructuur en het waarborgen van de uptime voor uw gebruikers. De verantwoordelijkheid voor uw data ligt bij ù. Een veelgehoorde misvatting is dat Microsoft namens u een volledige back-up van uw data maakt. Als die denkwijze niet verandert en deze verantwoordelijkheid niet wordt opgepakt, kunnen de gevolgen desastreus zijn.
Uiteindelijk is het aan u om ervoor te zorgen dat uw data toegankelijk is en dat u er controle over heeft.
In dit nieuwsbericht willen we u graag uitleggen wat de mogelijkheden en onmogelijkheden zijn van Exchange Online op het gebied van back-up en restore en wat voor voordelen een 3rd party back-up oplossing biedt.
ADVIES
Onderzoek intern of de restore mogelijkheden die u nu hebt binnen uw Office 365 omgeving voldoen aan de wensen van uw gebruikers en aan de actuele wet- en regelgeving.
Exchange Online kent 4 methodes om data veilig te stellen:
* De back-up die Microsoft zelf maakt
* Het recycle bin proces
* Retentie
* Versioning
Back-ups
In feite is het back-up proces door Microsoft ingericht om zelf te kunnen gebruiken in geval van een calamiteit. Men maakt elke 12 uur een back-up en bewaart deze 14 dagen. Omdat deze back-up puur is bedoeld voor disaster recovery doeleinden kunnen alleen complete omgevingen worden teruggezet en niet b.v. één mailbox of één mailtje. Wanneer u gebruik wilt maken van een restore vanuit deze back-up dient dit te worden aangevraagd bij de support afdeling van Microsoft. Zij bepalen vervolgens wanneer deze restore wordt uitgevoerd en er zijn ook kosten aan verbonden.
Het recycle bin proces
Wanneer iemand mail verwijderd wordt dit opgeslagen in de recycle bin (deleted items folder, zoals we gewend zijn in Outlook). In principe kan een item daar voor onbepaalde tijd blijven staan. Wanneer items worden verwijderd uit de deleted items folder gaan deze naar de 2e recycle bin: de recoverable items folder. Hier blijven items maximaal 30 dagen staan en worden daarna definitief verwijderd.
Retentie
Het is ook mogelijk gebruik te maken van retentie. Het retentie proces kijkt of er items zijn die ouder zijn dan de retentie periode en zal deze items vervolgens verwijderen. Dit gebeurt zowel uit de mailbox, de deleted items folder en de recoverable items folder.
Versioning
Versioning voor mail is alleen beschikbaar voor de volgende abonnementen: E3, E5 of Exchange Online 2. Versioning voor mail betekent dat er automatisch versies van een mailtje worden bewaard wanneer er zaken in een mail wijzigen zoals: onderwerp, mailtekst, bijlage wordt toegevoegd of verwijderd, verzenders of ontvangers worden toegevoegd, de verzend of ontvang datum van een mail wordt gewijzigd.
Maar wat is er belangrijker dan de back-up? Juist … de restore.
We kunnen als volgt mails restoren in Exchange Online:
Men maakt een filter aan binnen ‘In-place eDiscovery & hold’. Vervolgens exporteert men de items die voldoen aan het filter naar een .pst bestand. Wanneer het .pst bestand wordt geopend binnen Outlook worden deze in een nieuwe map geplaatst. Vanuit deze nieuwe map kan men vervolgens de mails slepen naar de gewenste mappen in Outlook.
Belangrijk om te weten is dat men dus geen point-in-time restore kan uitvoeren voor mails.
U ziet dat de restore mogelijkheden voor mail erg beperkt en omslachtig zijn.
Waarom is het maken van een back-up, ook van uw Office 365 data zo belangrijk?
- Per ongelijk wissen van data
- Office 365 voldoet niet aan uw bewaarbeleid of de wettelijke bewaartermijnen
- Interne beveiligingsrisico’s
- Externe beveiligingsrisico’s
Wat zijn nu de voordelen van een 3rd party back-up oplossing?
Er zijn inderdaad binnen Exchange Online mogelijkheden om data te beschermen en terug te zetten maar deze zijn, zoals gezegd, zeer beperkt, omslachtig en niet afdoende om data in elke situatie veilig te stellen of te herstellen. Welke redenen zien we nu om een 3rd party back-up tool aan te schaffen:
- De mogelijkheid om een back-up ook buiten de Microsoft omgeving te plaatsen (vaak een vereiste op basis van wet- en regelgeving zoals in het 3-2-1 principe). Men heeft dan ook toegang tot de back-up wanneer er problemen zijn met de verbinding naar Microsoft en kan data herstellen b.v. in het geval van een corruptie van een mailbox of hele site.
- De beperkte retentietijd van Microsoft van 30 dagen voor mail. Voor een langere retentietijd dient u een E3 of E5 abonnement aan te schaffen (in het geval van Office365) wat behoorlijke kosten met zich meebrengt. Een Business Premium abonnement i.c.m. een 3e party back-up oplossing ligt qua kosten vaak beduidend lager dan een E3 of E5 abonnement.
- Office365 biedt geen mogelijkheid voor een bulk point-in-time restore. Hierdoor is er geen mogelijkheid om te recoveren bij een ransomware aanval. Bij email kan alleen een datum selectie gemaakt worden op basis van de datum waarop de email is gecreëerd.
- De tools die gebruikt worden binnen Office365 zijn niet primair ontwikkeld voor back-up en restore doeleinden. Hierdoor is het omslachtig en tijdrovend om deze tools te gebruiken wat uiteraard de RTO sterk verhoogd. Met 3rd party back-up tools kunt u wel een lage RTO halen.
- Office365 biedt geen rapportage mogelijkheden om te checken of de back-up goed functioneert. 3rd back-up tools bieden deze mogelijkheid wel.
- 3rd party back-up tools zijn veel eenvoudiger in het gebruik en bieden veel meer mogelijkheden voor back-up en restore, zoals one-click oplossingen om een verwijderd mailtje terug te plaatsen naar zijn originele locatie.
Conclusie
Wij adviseren om intern te onderzoeken of de restore mogelijkheden die u nu hebt binnen uw Office 365 omgeving voldoen aan de wensen van uw gebruikers en aan de actuele wet- en regelgeving.
Mogelijk is er sprake van een hiaat waarvan u zich niet bewust bent.
U heeft al een verstandig zakelijk besluit genomen door Microsoft Office 365 te implementeren. De volgende stap is om onnodige risico’s van dataverlies te voorkomen en op zoek te gaan naar een back-up oplossing die u zowel volledige toegang tot, als volledige controle over uw Office 365-data biedt.
Wilt u eens met ons praten over een goede back-up oplossing voor uw Office 365 data? Maak dan, uiteraard geheel vrijblijvend, een afspraak met een van onze adviseurs. Stuur voor contact een mail naar: consultancy@aces-it.nl of bel 040 – 26 45 300 of vul onderstaand formulier in.
Sorry, het reactieformulier is gesloten op dit moment.